TEMAS PROFESIONALES ¿Reunión informativa, decisoria o creativa? des de… hoy. Teniendo claro esto, la conversación sobre los IP que me vino a la cabeza no debería haber tenido lugar, se hubiera ahorrado tiempo y hubiéramos sido más eficientes. Una reunión decisoria se debe enfocar a lo que queremos obtener, que no es, ni más ni menos, que una decisión de un jefe o comandante. Para ello deben tratarse antecedentes, ofrecerse opciones y, si es posible, una recomendación. Por último, una reunión creativa —o de brainstorming (tormenta de ideas)— es aquella que busca opiniones o enfoques sobre cómo afrontar inicialmente un problema, cometido o decisión. Teniendo clara esta división, ganamos eficiencia, porque la preparación, la forma de actuar y lo que queremos obtener (output o exit criteria) en cada uno de los tipos es completamente distinta. Pero antes de pensar en el qué y en el para qué, debemos siempre preguntarnos: ¿de verdad es necesario reunirse para solucionar esto? Las reuniones consumen tiempo (y como veremos luego, esfuerzo previo y posterior). Por tanto, si existe un método alternativo (informe escrito, correo electrónico…), casi siempre será mejor usarlo. Qué hacemos mal (II): ¿a qué hora nos reunimos? Normalmente cuando convocamos una reunión solo decimos a qué hora empieza. Rara vez hablamos de la de finalización, ¿por qué? Porque no es costumbre. Pensamos que una reunión acabará cuando tenga que hacerlo porque es lo más importante del día… ¡para el que la convoca, claro! El tiempo es oro para todos los asistentes que a lo mejor tienen otras cosas importantes que hacer y necesitan saber una hora de terminación para planificarse su día. 2018 97
REVISTA GENERAL DE MARINA ENE FEB 2018
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